5W2H分析法是指什么_5W2H分析法七個要素、經典案例和思維導圖

5W2H分析法是指什么

售成績為什么一直無法提升？產品為什么賣不出去？為什么每次提的計劃總是不被主管採納……。碰到問題時，許多人腦海中浮現的第一個疑問就是「為什么」，老是想不透，到底是哪里出了問題？

然而，問題解決專家告訴我們，與其不斷自問「為什么」，倒不如先學會如何提出對的問題！誠如福特汽車（Ford Motor Company）前執行長唐諾?彼得森（Donald Peterson）所說：「多問一些對的問題，就不必花費許多氣力去找尋所有的答案?！?/p>

在職場中，頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在；但是，卻也有些人說話老是抓不到重點，講了老半天，大家還是聽不懂。碰到后者，就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」，也沒什么用，因為所謂的「具體」，并非只要改變措辭或提升表達能力就能做到，而是要看當事人對于議題了解多深入、能夠分析到多細。換言之，對于問題不夠敏感，或是根本看不出毛病，其實與平時就不善于提問大有關連。

大多數人之所以不知道如何問問題，最主要的塬因就是缺乏訓練，而在所有邏輯思考法中，「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時，由美國陸軍兵器修理部所提出，之后廣泛應用于企業決策和管理議題上，有助于工作者在思考問題時不會有所疏漏。

5W2H分析法又稱「七何分析法」，包括：Why（為什么做）、What（做什么）、Where（在哪里做）、When（何時做）、Who（由誰做）、How（如何做）、How much（成本是多少）。更詳細地說：

What就是確立問題，了解「目的是什么？做什么工作？」

Why是說明背景或提出問題，也就是「為什么要這么做？理由何在？塬因是什么？」

When指的是時間，設定「什么時間完成？什么時機最適宜？」

Who是對象，指明「由誰來做？誰來完成？」

Where是地點，確認「在哪里做？從哪裡入手？」

How是方法，提出「怎么做？如何做會更好？如何實施？做法是什么？」

How much則是花費或成本，計算「要花多少預算？金額是多少？」

任何工作如果缺少了這7個面向，即使提了案，也不會有具體進展。舉例來說，如果只傳達「下禮拜四要開會」，卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什么地點開」「開會目的是什么」等訊息，與會者就無法安排自己的時間表。

下次，當你再接到工作指令時，不妨試著用5W2H的角度去思考，相信做起事來更能事半功倍。

5W2H分析法七個要素

1.為什么(Why)?

為什么采用這個技術參數?為什么不能有響聲?為什么停用?為什么變成紅色：為什么要做成這個形狀?為什么采用機器代替人力?為什么產品的制造要經過這么多環節?為什么非做不可?

2.做什么(What)?

條件是什么?哪一部分工作要做?目的是什么?重點是什么?與什么有關系?功能是什么?規范是什么?工作對象是什么?

3.誰(Who)?

誰來辦最方便?誰會生產?誰可以辦?誰是顧客?誰被忽略了?誰是決策人?誰會受益?

4.何時(When)?

何時要完成?何時安裝?何時銷售?何時是最佳營業時間?何時工作人員容易疲勞?何時產量最高?何時完成最為時宜?需要幾天才算合理?

5.何地(Where)?

何地最適宜某物生長?何處生產最經濟?從何處買?還有什么地方可以作銷售點?安裝在什么地方最合適?何地有資源?

6.怎樣(How)?

怎樣做省力?怎樣做最快?怎樣做效率最高?怎樣改進?怎樣得到?怎樣避免失敗? 怎樣求發展?怎樣增加銷路?怎樣達到效率?怎樣才能使產品更加美觀大方?怎樣使產品用起來方便?

7.多少(How much)?功能指標達到多少?銷售多少?成本多少?輸出功率多少?效率多高?尺寸多少?重量多少?

或者

What：是要辦一個什么樣的拉新活動?活動的助力或阻力有哪些?具體有哪些工作?

Why：為什么要舉辦這個活動?為什么要采取線上/線下的活動形式?

Who：活動面向的用戶是哪些人?參加活動的工作人員是哪些?誰對哪部分的工作負責?

When：活動策劃什么時候完成?什么時候開始宣傳?活動舉辦時間段是?

Where：活動在哪舉辦?是線上(宣傳渠道有哪些?活動渠道是?)還是線下(具體地點是?在哪做活動宣傳?)活動?

How：活動舉辦的形式?通過什么方式來吸引用戶?怎樣做宣傳?

How much：我們期待達成的注冊量目標是多少?活動需要的成本是多少?

5W2H分析法經典案例

案例1.團隊溝通

在部門內部或項目團隊中，溝通是工作中重要的組成。高效的溝通將減少重復次數和會議時間，大大節省時間成本。將5W2H分析法應用于團隊溝通中，從七個方面界定、表述溝通的內容問題，可提高團隊之間的溝通效率，有效掌控事件的進展情況;也有助于全面思考問題，避免在溝通中遺漏重要內容。

例如，項目成員在向項目經理匯報完項目進度后，項目經理可通過詢問以下問題，更全面了解項目的整體進展情況：能否理解交付的某項要求(What)、是否需要增加人手(Who)、費用和進度是否可控(How much & When)、還有哪些困難(How to do)等。

案例2.軟件功能開發

某軟件設計公司需要在客戶原有的系統上增加功能，以滿足客戶應對項目不斷增加后的精細化管理要求。用5W2H分析法進行詳細的分析，以更好地統籌工作安排實現和系統功能開發：

1) Why統一工作目的

為什么要做?對于軟件公司來說，是提高二次簽約率和增加收入，還是為了增加客戶粘性去做。如果軟件公司不做，有沒有替代方案解決客戶提出的功能開發需求?是不是需要推薦其他公司做?在確定本次功能開發做或不做之前，需要軟件公司和客戶雙方都能明確本次工作的目的。

2) What定開發的工作內容

本次功能開發對于軟件公司的工作是什么?是對其他產品的某項功能做迭代、二次開發，還是要做全新的開發?

對于客戶的工作是什么?是客戶已有精細化管理的具體目標和思路，提出明確開發的具體的功能需求;還是需要軟件公司來引導客戶識別并聚焦在重點功能需求上，摒棄一些本次不重要也不緊急的、零散的功能訴求。

3) Who定項目相關方

針對本項目軟件公司應該外包還是由內部開發?項目組成員應如何配置分工?由誰來對接客戶?由誰對項目質量負責?

4) When定開發的計劃和進度

確定功能開發的計劃相關問題，如：客戶要求什么時間上線系統功能?軟件公司在什么時間能完成編碼、測試和正式上線?客戶現在上線該功能是否為最佳時間?

5) Where定工作場域

系統功能開發項目組是否需要到客戶單位駐場?系統測試是否需要在客戶的系統環境下測試?項目溝通的地點在何處?

6) How to do定實施方案

雙方項目組及相關人員需要對功能開發的具體實施方案進一步明確。如，選擇什么樣的系統開發環境，需要什么配置?當出現進度延誤時如何提高效率追趕進度?項目實施的具體工作步驟如何安排?工作質量如何保證?

7) How much定成本和收益

軟件公司針對項目的交付及產出需要有所預期：如成本費用有多少?投入多少人日?項目合同額是多少?

通過上述的5W2H的七類問題，讓軟件公司對此系統功能開發項目有進一步的思路和解決方案。

案例3.問題診斷

某公司有一類項目延期交付率很高，公司希望通過調查和診斷，找出延期的主要原因，提高這類項目的正常交付率?？刹捎?W2H的問題進行診斷：

1) Why：通過幾個why層層發問找出根本原因，而不是僅看到事件的表象。對于每一個原因，應該分析原因背后的原因。

某生產項目為什么會延期?可能會是人員不夠、設計變更、供應商供貨不及時、產品返工或客戶要求工期緊等某一方面或多方面的原因。例如，因為測試時產品滿足不了質量要求而延誤交付。通過進一步調查，發現不滿足測試要求是因為某元器件總是損壞，損壞的原因是電路設計時沒有考慮電流可能有過大的情況。后來發現是因為硬件工程師參與該類項目的時間較短較晚導致部分設計信息不了解，主管設計也沒有對設計進行核對。因此，公司對產品設計的質量把關不嚴是造成本生產項目不能按時交付的主要原因。

2) What：有哪些這類項目出現了延期交付?統計這類項目延期的具體情況，區分不同項目延期的天數和項目的規模等信息。

3) Who：項目延期是由公司內部其他部門、項目團隊，還是由外部客戶或供應商造成的?內部項目團隊的責任人是什么崗位、角色?

4) When：延期交付一般發生在什么時間，年初、年末、還是項目較多的時間?對于項目進度控制，采取了哪些措施?這些措施有沒有落實?

5) Where：項目延期是因何處造成的?是在供應商方加工或調試時、本公司生產時、還是在客戶方調試時造成的?

6) How to do：針對項目延期做了哪些預防措施?事先有哪些風險預警和防范措施?

7) How much：項目延期給公司帶來了什么影響，造成了什么損失?

通過梳理這七類問題，該公司對某類項目的交付和運作效率有了系統的、體系化的改善思路，優化了內部的項目實施流程、職責分工和工作標準，最終改善了該類項目的延期情況。

5W2H分析法思維導圖